Nie wieder PDF-Rechnungen abtippen.

Automatisieren Sie den Posteingang Ihrer Buchhaltung. Rechnungen erkennen, PDFs auslesen, Dateinamen standardisieren und direkt ans Steuerbüro weiterleiten.

Jetzt 7 Tage testen

Das Problem im Mittelstand

Rechnungen von Lieferanten, Softwareabos und Dienstleistern gehen kreuz und quer bei allen Mitarbeitern oder in unspezifischen Postfächern ein. Ein Mitarbeiter muss jede E-Mail öffnen, den Anhang herunterladen ("Rechnung_123.pdf"), manuell den Lieferanten identifizieren und die PDF-Datei umbenannt in DATEV oder den Buchhaltungsordner schieben.

Die Lösung mit email-ki.de

Die KI erkennt treffsicher E-Mails, die Rechnungen enthalten (auch ohne eindeutigen Betreff). Sie extrahiert vollautomatisch das PDF-Dokument, nutzt OCR / Textanalyse für Lieferant, Datum und Betrag und benennt die Datei nach Ihrer internen Norm um (z.B. "2023-10-15_Lieferant_450EUR.pdf"). Anschließend wird nur das Dokument an die Buchhaltungssoftware oder den Steuerberater weitergeleitet.

Beispiel aus der Praxis

Eingehende Kunden-E-Mail:

Hallo Team,

anbei wie besprochen die Rechnung für die Server-Wartung im letzten Monat. Betrag ist in 14 Tagen fällig.

Viele Grüße,
IT-Dienstleister Müller GmbH

Was die KI automatisch macht:

Filtern der E-Mail aus dem normalen Post-Eingang durch Kategorisierung als "Eingangsrechnung".
Automatisches Extrahieren des PDF-Anhangs.
Weiterleiten der bereinigten E-Mail (nur mit PDF-Anhang) an rechnungen@steuerberater-xyz.de.

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