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Use Case Buchhaltung

Nie wieder PDF-Rechnungen abtippen.

Automatisieren Sie den Posteingang Ihrer Buchhaltung. Rechnungen erkennen, PDFs auslesen, Dateinamen standardisieren und direkt ans Steuerbüro weiterleiten.

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Das Problem im Mittelstand

Rechnungen von Lieferanten, Softwareabos und Dienstleistern gehen kreuz und quer bei allen Mitarbeitern oder in unspezifischen Postfächern ein. Ein Mitarbeiter muss jede E-Mail öffnen, den Anhang herunterladen ("Rechnung_123.pdf"), manuell den Lieferanten identifizieren und die PDF-Datei umbenannt in DATEV oder den Buchhaltungsordner schieben.

Die Lösung mit email-ki.de

Die KI erkennt treffsicher E-Mails, die Rechnungen enthalten (auch ohne eindeutigen Betreff). Sie extrahiert vollautomatisch das PDF-Dokument, nutzt OCR / Textanalyse für Lieferant, Datum und Betrag und benennt die Datei nach Ihrer internen Norm um (z.B. "2023-10-15_Lieferant_450EUR.pdf"). Anschließend wird nur das Dokument an die Buchhaltungssoftware oder den Steuerberater weitergeleitet.

Warum E-Mail-Automatisierung in der Buchhaltung?

Der Rechnungseingang per E-Mail ist im Mittelstand Standard – die Verarbeitung dagegen oft Handarbeit: öffnen, herunterladen, umbenennen, ablegen, weiterleiten. Bei 50 bis 200 Eingangsrechnungen im Monat summiert sich das auf mehrere Arbeitstage. Und jede manuell übersehene Mahnung kostet zusätzlich Geld.

email-ki.de kombiniert dafür KI-Kategorisierung (Rechnung, Mahnung, Lieferschein, Sonstiges) mit automatischer Weiterleitung an Steuerberater oder Buchhaltungssoftware – DSGVO-konform durch PII-Anonymisierung vor jeder KI-Verarbeitung.

So automatisieren Sie Ihren Rechnungseingang in 4 Schritten

  1. Postfach verbinden. buchhaltung@, rechnung@ oder das zentrale info@-Postfach – per OAuth oder IMAP.
  2. Kategorien anlegen. „Eingangsrechnung", „Mahnung", „Angebot" – beschrieben in einem Satz, ohne Programmierung.
  3. Ziel festlegen. Weiterleitung ans Steuerbüro, den DATEV-Import oder einen internen Ablage-Ordner.
  4. Priorisierung aktivieren. Mahnungen und Zahlungserinnerungen werden hervorgehoben, Newsletter automatisch archiviert.

Beispiel aus der Praxis

Eingehende Kunden-E-Mail:

Hallo Team,

anbei wie besprochen die Rechnung für die Server-Wartung im letzten Monat. Betrag ist in 14 Tagen fällig.

Viele Grüße,
IT-Dienstleister Müller GmbH

Was die KI automatisch macht:

  • Filtern der E-Mail aus dem normalen Post-Eingang durch Kategorisierung als "Eingangsrechnung".
  • Automatisches Extrahieren des PDF-Anhangs.
  • Weiterleiten der bereinigten E-Mail (nur mit PDF-Anhang) an rechnungen@steuerberater-xyz.de.

Diese Funktionen stecken dahinter

E-Mails kategorisieren

Rechnungen, Mahnungen und Lieferscheine automatisch erkennen und vom restlichen Posteingang trennen.

Mehr erfahren →

E-Mails weiterleiten

Erkannte Dokumente automatisch an Steuerberater, DATEV-Import oder interne Ablage routen.

Mehr erfahren →

Häufige Fragen zur Rechnungsverarbeitung mit KI

Wie erkennt die KI Rechnungen im Posteingang?
Die KI analysiert Inhalt und Anhänge jeder E-Mail und erkennt Eingangsrechnungen auch ohne eindeutigen Betreff – etwa wenn ein Lieferant nur „anbei die Unterlagen" schreibt. Erkannte Rechnungen werden vom restlichen Posteingang getrennt und nach Ihren Regeln weiterverarbeitet.
Kann die KI Rechnungs-PDFs automatisch umbenennen?
Ja. Per OCR und Textanalyse extrahiert die KI Lieferant, Rechnungsdatum und Betrag und benennt die Datei nach Ihrer internen Norm um – zum Beispiel „2026-07-01_Lieferant_450EUR.pdf". So bleibt Ihre Ablage konsistent.
Können Rechnungen direkt an den Steuerberater weitergeleitet werden?
Ja. Sie hinterlegen die Zieladresse (z. B. das DATEV-Eingangspostfach oder rechnungen@steuerberater.de) einmal in der Regel. Die KI leitet dann nur das relevante Dokument weiter – ohne den restlichen E-Mail-Verkehr.
Wie geht die KI mit Mahnungen um?
Mahnungen und Zahlungserinnerungen werden als eigene Kategorie erkannt und mit hoher Priorität markiert oder sofort an die verantwortliche Person weitergeleitet. So verpassen Sie keine Fristen und vermeiden Mahngebühren.
Ist die automatische Rechnungsverarbeitung DSGVO-konform?
Ja. Personenbezogene Daten wie Namen und IBANs werden vor jeder KI-Verarbeitung durch unseren PII-Anonymisierer entfernt. Das Hosting erfolgt auf deutschen Servern, E-Mail-Inhalte werden nicht gespeichert.

Weitere Use Cases

email-ki.de automatisiert auch den Posteingang anderer Abteilungen: Kundenservice, Vertrieb & Leads und Personalwesen. Alle Preise finden Sie hier.

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