Kostenlos testen
Funktion

E-Mails mit KI kategorisieren.

Schluss mit manuellem Sortieren. Definieren Sie Ihre Kategorien einmal – die KI ordnet jede eingehende E-Mail automatisch zu. DSGVO-konform, auf deutschen Servern, ohne eine Zeile Code.

14 Tage kostenlos testen Beispiele ansehen

Warum E-Mails mit KI kategorisieren?

Klassische Outlook-Regeln scheitern, sobald eine E-Mail nicht das exakte Stichwort enthält. Eine KI versteht den Sinn einer Nachricht – auch wenn der Absender anders formuliert, Tippfehler enthält oder mehrere Themen mischt.

Mit email-ki.de definieren Sie Ihre Kategorien in natürlicher Sprache: „Anfragen zur Produktwartung", „Bewerbungen für offene Stellen", „Eingehende Rechnungen". Die KI kategorisiert automatisch – und Sie behalten die volle Kontrolle, denn jede Regel ist transparent und jederzeit anpassbar.

Das funktioniert mit jedem IMAP-Postfach: Microsoft 365, Google Workspace, GMX, web.de oder eigenem Mailserver.

3 Beispiele aus der Praxis

Kundenservice

Eingehende Support-Mails werden in „Technische Frage", „Bestellstatus", „Reklamation" und „Sonstiges" sortiert. Standardanfragen erhalten sofort eine Autoantwort, komplexe Fälle landen direkt beim richtigen Mitarbeiter.

Buchhaltung

Eingangsrechnungen werden erkannt, vom restlichen Posteingang getrennt und an den Steuerberater weitergeleitet. Mahnungen erhalten höchste Priorität, Newsletter werden automatisch archiviert.

Personalabteilung

Bewerbungen landen automatisch im richtigen Stellen-Ordner – sortiert nach Position, Erfahrungslevel und Eingangsdatum. Initiativbewerbungen kommen in einen separaten Pool.

Vertrieb

Heiße Leads werden in Echtzeit erkannt und an den zuständigen Account Manager weitergeleitet – inklusive Kurz-Zusammenfassung der Anfrage und extrahierter Kontaktdaten.

So funktioniert die KI-Kategorisierung in 4 Schritten

  1. Postfach verbinden. Per OAuth (Google, Microsoft) oder klassisch via IMAP – in unter 2 Minuten.
  2. Kategorien definieren. Beschreiben Sie in einem Satz, was in jede Kategorie gehört. Beispiel: „Anfragen zu Produkt X mit konkreter Kaufabsicht".
  3. PII-Anonymisierung. Vor der KI-Auswertung entfernt unser Service personenbezogene Daten – DSGVO-konform.
  4. Automatische Sortierung. Jede neue Mail wird in Sekunden klassifiziert und in den richtigen Ordner verschoben oder weitergeleitet.

Häufige Fragen zur KI-E-Mail-Kategorisierung

Was bedeutet E-Mails mit KI kategorisieren?
E-Mails mit KI kategorisieren heißt: Eine künstliche Intelligenz liest jede eingehende E-Mail, versteht ihren Inhalt und ordnet sie automatisch einer von Ihnen definierten Kategorie zu – z. B. „Bewerbung", „Rechnung", „Kundenservice-Anfrage" oder „Newsletter". Sie definieren die Kategorien einmal, die KI klassifiziert ab dann jede neue Mail in Sekunden.
Wie genau ist die KI-Kategorisierung?
In der Praxis erreichen wir 92–97 % Trefferquote bei sauber definierten Regeln. Die KI versteht auch komplexe Mails mit gemischten Themen und entscheidet anhand des dominanten Anliegens. Für Edge-Cases legen Sie eine Fallback-Kategorie fest.
Ist das DSGVO-konform?
Ja. Vor jeder KI-Verarbeitung entfernt unser PII-Anonymisierer personenbezogene Daten (Namen, Adressen, IBANs, Telefonnummern). Die KI sieht nur den anonymisierten Text. Hosting erfolgt auf deutschen IONOS-Servern. Es werden keine E-Mail-Inhalte gespeichert.
Brauche ich Programmierkenntnisse?
Nein. Sie erstellen Kategorien und Regeln über einen visuellen Editor – ähnlich wie Outlook-Regeln, nur mit KI-Verständnis statt starrer Stichwortfilter. In unter 5 Minuten haben Sie Ihre erste Kategorie eingerichtet.
Funktioniert das mit Outlook, Gmail und GMX?
Ja. email-ki.de verbindet sich per IMAP mit jedem gängigen Mailserver: Microsoft 365 / Outlook, Google Workspace / Gmail, GMX, web.de, T-Online, eigene Mailserver. Für Google und Microsoft auch via OAuth – ohne Passwort-Speicherung.
Was kostet die KI-Kategorisierung?
Der Start ist kostenlos – keine Kreditkarte nötig. Sie können sofort eigene Kategorien anlegen und 14 Tage lang unbegrenzt testen.

Bereit für die Zukunft der E-Mail?

Starten Sie in zwei Minuten und lösen Sie Ihre E-Mail-Probleme noch heute. Ohne Kreditkarte, voll DSGVO-konform.

Jetzt kostenlos registrieren