Funktion

E-Mails mit KI zusammenfassen.

Lange Mails und unleserliche Forward-Ketten – die KI liest, versteht und liefert eine knappe Kurzfassung in Sekunden. Sie wissen sofort, worum es geht, ohne jede Mail komplett zu lesen.

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Warum E-Mails mit KI zusammenfassen?

Eine durchschnittliche Wissensarbeiterin verbringt rund 2,5 Stunden pro Tag mit E-Mail. Ein Großteil davon: lesen, verstehen, einordnen. Wenn die KI das Lesen übernimmt, gewinnen Sie Stunden zurück.

Mit email-ki.de erhalten Sie für jede eingehende Mail oder ausgewählte Kategorie automatisch eine 2–4-Satz-Zusammenfassung: Wer schreibt? Was ist das Anliegen? Welche Aktion ist gefordert? Bis wann?

Auch sehr lange Einzelmails werden auf Entscheidungen, offene Punkte und den nächsten Schritt reduziert.

3 Beispiele aus der Praxis

Posteingang im Überblick

Jede eingehende E-Mail wird automatisch auf ihre Kernaussage reduziert. Anliegen, Fristen und nächste Schritte erkennen Sie sofort – ohne lange Nachrichten vollständig zu lesen.

Fristen erkennen

Eine lange Nachricht enthält mehrere Termine und Rückfragen. Die Zusammenfassung hebt Fristen, offene Punkte und die geforderte Aktion kompakt hervor.

Kunden-Anfrage

Eine zweiseitige Beschwerde wird zu drei Punkten verdichtet: Was ist passiert, was fordert der Kunde, welche Frist gilt. Ideal für schnelle Übergabe an den richtigen Mitarbeiter.

Projekt-Update

Eine ausführliche Status-Mail wird auf Entscheidungen, offene Punkte, Verantwortlichkeiten und Termine reduziert. So ist der nächste Schritt sofort klar.

So funktioniert die KI-Zusammenfassung in 4 Schritten

Postfach verbinden. Per OAuth oder IMAP. In unter 2 Minuten einsatzbereit.
Auslöser definieren. Alle eingehenden Mails? Nur bestimmte Kategorien? Nur ab einer bestimmten Länge? Sie entscheiden.
PII-Anonymisierung. Personenbezogene Daten werden vor der KI-Verarbeitung entfernt – DSGVO-konform.
Zusammenfassung bereitstellen. Als strukturiertes Ergebnis für die nachfolgenden Bedingungen, Weiterleitungen oder Webhooks im Workflow.

Häufige Fragen zur KI-E-Mail-Zusammenfassung

Was bedeutet E-Mails mit KI zusammenfassen?

E-Mails mit KI zusammenfassen heißt: Eine künstliche Intelligenz liest eine eingehende Nachricht und erzeugt eine prägnante Kurzfassung in 2–4 Sätzen. So erfassen Sie lange E-Mails in Sekunden statt in Minuten.

Wie gut sind die KI-Zusammenfassungen?

Unsere KI extrahiert die wesentlichen Punkte einer Mail: Anliegen, Fakten, geforderte Aktion, Deadlines. Sie liefert eine neutrale Zusammenfassung – keine Halluzinationen, keine zusätzlichen Annahmen.

Werden E-Mail-Inhalte an die KI gesendet?

Vor jeder Zusammenfassung entfernt unser PII-Anonymisierer personenbezogene Daten (Namen, IBANs, Telefonnummern, Adressen). Die KI sieht nur den anonymisierten Inhalt. Nichts wird gespeichert, alles läuft DSGVO-konform auf deutschen Servern.

Funktioniert das auch für Threads mit vielen Antworten?

Aktuell wird jede eingehende E-Mail einzeln zusammengefasst. Eine automatische Zusammenfassung eines vollständigen, zusammenhängenden Mail-Threads ist noch nicht verfügbar.

In welcher Sprache erscheinen die Zusammenfassungen?

Die Zusammenfassung wird derzeit auf Deutsch ausgegeben. Weitere wählbare Ausgabesprachen sind noch nicht verfügbar.

Wo erscheint die Zusammenfassung?

Die Zusammenfassung wird aktuell als strukturiertes Ergebnis im Workflow gespeichert und kann dort für Bedingungen, Weiterleitungen oder Webhooks verwendet werden. Eine direkte Darstellung innerhalb von Gmail oder Outlook ist noch nicht verfügbar.

Bereit für die Zukunft der E-Mail?

Starten Sie in zwei Minuten und lösen Sie Ihre E-Mail-Probleme noch heute. Ohne Kreditkarte, voll DSGVO-konform.

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