Nutzungsbedingungen (AGB)
Stand: 1. September 2026
1. Anbieter und Geltungsbereich
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für die Nutzung des Software-as-a-Service-Angebots email-ki.de von Philipp Kreis, handelnd unter Black Forest Digital, Anneliese-Licht-Str. 32, 79183 Waldkirch, E-Mail: hallo@email-ki.de („Anbieter“).
Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist ausgeschlossen. Der Kunde bestätigt bei Vertragsschluss, in Ausübung seiner gewerblichen oder selbstständigen beruflichen Tätigkeit zu handeln.
Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt hat.
2. Vertragsgegenstand
email-ki.de ist ein cloudbasierter Dienst zur regel- und KI-gestützten Verarbeitung geschäftlicher E-Mail-Postfächer. Je nach Tarif und Konfiguration umfasst der Dienst insbesondere das Synchronisieren von Postfächern, Kategorisieren und Zusammenfassen von Nachrichten, Erstellen von Antwortentwürfen, Weiterleiten oder Verschieben von E-Mails, Erkennen von Terminabsichten, Ausführen von Regeln und Webhooks sowie die Anzeige technischer Nutzungsinformationen.
Der konkrete Funktionsumfang, Nutzungskontingente, angebundene Postfächer, KI-Modelloptionen und Preise ergeben sich aus der bei Vertragsschluss geltenden Leistungsbeschreibung beziehungsweise dem gewählten Tarif. Individuelle Vereinbarungen und Angebote gehen diesen Bedingungen vor.
Eine ununterbrochene oder fehlerfreie Verfügbarkeit sowie ein bestimmtes fachliches Ergebnis der KI-Verarbeitung sind nicht geschuldet, soweit nicht ausdrücklich ein Service Level vereinbart wurde.
3. Registrierung und Vertragsschluss
Die Darstellung von Tarifen auf der Website ist kein bindendes Vertragsangebot. Der Kunde gibt durch Registrierung und gegebenenfalls Auswahl eines kostenpflichtigen Tarifs ein Angebot zum Vertragsschluss ab. Der Vertrag kommt durch Freischaltung des Kontos, ausdrückliche Auftragsbestätigung oder Beginn der Leistungserbringung zustande.
Mit der im Registrierungsprozess erforderlichen Zustimmung zu diesen Nutzungsbedingungen akzeptiert der Kunde zugleich den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) einschließlich dessen Anlagen und technischen und organisatorischen Maßnahmen. Der AVV wird damit ohne gesonderte Unterschrift Bestandteil des Hauptvertrags, soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet.
Die Person, die das Konto registriert und die Zustimmung erteilt, bestätigt, zur Abgabe dieser Erklärungen im Namen des angegebenen Unternehmens berechtigt zu sein. Der Anbieter dokumentiert die Zustimmung mit Zeitpunkt und Fassung der akzeptierten Vertragsdokumente.
Der Kunde muss vollständige und zutreffende Unternehmens- und Kontaktdaten angeben und Änderungen unverzüglich aktualisieren. Konten sind personenbezogen; Zugangsdaten dürfen nur berechtigten Beschäftigten zugänglich gemacht und nicht an unbefugte Dritte weitergegeben werden.
4. Testphase
Soweit angeboten, kann der Dienst kostenlos getestet werden. Die Testphase endet mit dem früheren der folgenden Ereignisse: dem Ablauf des vor Beginn angegebenen Testzeitraums – regelmäßig sieben Tage – oder dem Erreichen des vor Beginn angegebenen Testkontingents. Das Testkontingent kann insbesondere nach der Zahl verarbeiteter E-Mails, KI-Anfragen oder verbrauchter Tokens bemessen werden. Der jeweils geltende Zeitraum und das Kontingent werden dem Kunden vor Beginn der Testphase angezeigt.
Die Testphase erfordert keine Zahlungsdaten und geht nicht automatisch in einen kostenpflichtigen Tarif über. Nach ihrem Ende kann der Funktionsumfang eingeschränkt oder das Testkonto gesperrt werden, bis ein kostenpflichtiger Tarif gewählt wird.
Der Anbieter kann Testphasen ablehnen oder beenden, wenn konkrete Anhaltspunkte für Missbrauch, Mehrfachregistrierungen zur Umgehung von Beschränkungen oder eine rechtswidrige Nutzung bestehen.
5. Preise, Abrechnung und Zahlung
Alle gegenüber Unternehmern genannten Preise verstehen sich zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer, sofern sie nicht ausdrücklich als Bruttopreise ausgewiesen sind. Grundentgelte, enthaltene Kontingente und nutzungsabhängige Mehrkosten ergeben sich aus dem gewählten Tarif.
Wiederkehrende Entgelte werden zu Beginn des jeweiligen Abrechnungszeitraums, nutzungsabhängige Entgelte nach Erfassung des Verbrauchs fällig. Die Zahlung wird über die im Bestellprozess angebotenen Zahlungsarten abgewickelt. Elektronische Rechnungen dürfen an die hinterlegte E-Mail-Adresse übermittelt und im Kundenkonto bereitgestellt werden.
Bei Zahlungsverzug kann der Anbieter nach Mahnung und angemessener Fristsetzung den Zugang zu kostenpflichtigen Funktionen vorübergehend sperren. Gesetzliche Verzugsrechte bleiben unberührt.
6. Laufzeit, Tarifwechsel und Kündigung
Kostenpflichtige Tarife laufen, soweit im Angebot nicht anders angegeben, jeweils einen Monat und verlängern sich um einen weiteren Monat, wenn sie nicht zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums gekündigt werden. Eine Kündigung kann über die dafür vorgesehene Funktion im Kundenkonto oder in Textform erfolgen.
Upgrades können sofort wirksam werden; hierfür kann eine anteilige Nachberechnung erfolgen. Downgrades werden grundsätzlich zum nächsten Abrechnungszeitraum wirksam. Bereits entstandene nutzungsabhängige Entgelte bleiben geschuldet.
Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
7. Pflichten des Kunden
Der Kunde ist insbesondere verpflichtet,
- nur Postfächer, Kalender, Daten und Systeme anzubinden, zu deren Nutzung und Verarbeitung er berechtigt ist,
- Informations-, Mitbestimmungs- und Datenschutzpflichten gegenüber Beschäftigten und Kommunikationspartnern zu erfüllen,
- keine rechtswidrigen, schädlichen oder Rechte Dritter verletzenden Inhalte oder Anweisungen zu verarbeiten,
- Zugangsdaten, API-Schlüssel und OAuth-Berechtigungen angemessen zu schützen,
- Regeln, Empfänger, Webhooks und automatisierte Aktionen vor Aktivierung zu prüfen und regelmäßig zu kontrollieren,
- angemessene Sicherungen wichtiger Originaldaten vorzuhalten und
- erkennbare Störungen und Sicherheitsvorfälle unverzüglich mitzuteilen.
Untersagt sind insbesondere Spam, Phishing, Schadsoftware, unzulässige Überwachung, Diskriminierung, die Umgehung technischer Beschränkungen, Angriffe auf den Dienst sowie eine Nutzung, die gegen anwendbares Recht oder Bedingungen angebundener Anbieter verstößt.
8. KI-Funktionen und menschliche Kontrolle
KI-generierte Kategorien, Zusammenfassungen, Bewertungen und Texte beruhen auf statistischen Modellen. Sie können sachlich falsch, unvollständig, missverständlich, verzerrt oder für den konkreten Zweck ungeeignet sein. Sie stellen keine Rechts-, Steuer-, Medizin- oder sonstige Fachberatung dar.
Der Kunde bleibt für die Prüfung und Verwendung der Ergebnisse sowie für alle durch ihn aktivierten automatisierten Aktionen verantwortlich. Inhalte mit rechtlicher, finanzieller, personeller, gesundheitlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung dürfen nicht ohne angemessene menschliche Kontrolle versendet oder als alleinige Entscheidungsgrundlage verwendet werden. Der Dienst darf nicht für ausschließlich automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung gegenüber Personen eingesetzt werden, sofern dies nicht nachweislich rechtmäßig und ausdrücklich vereinbart ist.
Der Anbieter darf innerhalb der vereinbarten Leistungsmerkmale Modelle und Anbieter austauschen, wenn Funktion, Datenschutz, Sicherheit und Qualität insgesamt gewahrt bleiben. Wesentliche Änderungen werden mit angemessener Frist angekündigt. Ein ausdrücklich vereinbarter Sovereign-Modus bleibt unberührt.
9. Datenschutz und Auftragsverarbeitung
Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, gilt der bei Registrierung gemeinsam mit diesen Nutzungsbedingungen akzeptierte Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Der Kunde bleibt Verantwortlicher für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung und seine Weisungen.
Der Anbieter darf die im Auftragsverarbeitungsvertrag genannten Unterauftragsverarbeiter nach dem dort geregelten Verfahren einsetzen und ändern. Einzelheiten zur eigenen Verarbeitung des Anbieters enthält die Datenschutzerklärung.
10. Nutzungsrechte und Kundendaten
Der Anbieter räumt dem Kunden für die Vertragslaufzeit ein einfaches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht ein, den Dienst im vereinbarten Umfang für eigene geschäftliche Zwecke zu nutzen.
Rechte an Kundendaten und vom Kunden bereitgestellten Inhalten verbleiben beim Kunden beziehungsweise den jeweiligen Rechteinhabern. Der Kunde räumt dem Anbieter die für Bereitstellung, Sicherung, Fehlerbehebung und vertragsgemäße Verarbeitung technisch erforderlichen Rechte für die Vertragsdauer ein.
Der Kunde sichert zu, über die erforderlichen Rechte und Rechtsgrundlagen für verarbeitete Inhalte zu verfügen. Der Anbieter erwirbt keine ausschließlichen Rechte an KI-Ausgaben. Aufgrund der Funktionsweise generativer KI können gleiche oder ähnliche Ausgaben auch für andere Nutzer entstehen.
11. Verfügbarkeit, Wartung und Änderungen
Der Anbieter betreibt den Dienst mit der im Geschäftsverkehr üblichen Sorgfalt. Vorübergehende Einschränkungen können insbesondere durch Wartung, Sicherheitsmaßnahmen, höhere Gewalt, Internet- oder Cloud-Störungen sowie Ausfälle angebundener E-Mail-, Kalender-, Zahlungs- oder KI-Anbieter entstehen.
Planbare Wartungen werden nach Möglichkeit außerhalb üblicher Geschäftszeiten durchgeführt. Der Anbieter darf den Dienst weiterentwickeln und Funktionen anpassen, sofern der vertragliche Gesamtcharakter gewahrt bleibt und der Kunde nicht unangemessen benachteiligt wird.
12. Mängel
Der Kunde muss reproduzierbare Mängel mit einer möglichst genauen Beschreibung unverzüglich melden. Der Anbieter wird berechtigte Mängel innerhalb angemessener Zeit beheben. Schlägt die Nacherfüllung endgültig fehl, stehen dem Kunden die gesetzlichen Rechte zu.
Keine Mängel sind Abweichungen, die auf fehlerhaften Regeln oder Daten des Kunden, nicht unterstützten Systemen, Änderungen externer Anbieter, unzureichender Internetverbindung oder einer vertragswidrigen Nutzung beruhen.
13. Haftung
Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang ausdrücklich übernommener Garantien.
Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
Die Beschränkungen gelten auch zugunsten von Beschäftigten, gesetzlichen Vertretern und Erfüllungsgehilfen, nicht jedoch, soweit zwingendes Recht entgegensteht.
14. Sperrung
Der Anbieter darf den Zugang vorübergehend sperren, soweit dies zur Abwehr konkreter Sicherheitsgefahren, zur Verhinderung rechtswidriger Nutzung, zum Schutz Dritter oder wegen erheblicher Vertrags- beziehungsweise Zahlungsverstöße erforderlich ist. Der Anbieter berücksichtigt dabei die berechtigten Interessen des Kunden und informiert ihn, soweit rechtlich und sicherheitstechnisch möglich.
15. Vertragsende, Export und Löschung
Vor Vertragsende ist der Kunde dafür verantwortlich, benötigte Daten über bereitgestellte Exportfunktionen oder aus den angebundenen Ursprungssystemen zu sichern. Nach Vertragsende kann der Zugang deaktiviert werden.
Auftragsdaten werden nach Vertragsende nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags gelöscht oder zurückgegeben, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Abrechnungs-, Vertrags- und Nachweisdaten dürfen für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert bleiben.
16. Vertraulichkeit
Beide Parteien behandeln nicht offenkundige geschäftliche, technische und organisatorische Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich und verwenden sie nur zur Vertragsdurchführung. Gesetzliche Offenlegungspflichten bleiben unberührt.
17. Änderungen dieser Bedingungen
Der Anbieter kann diese Bedingungen mit Wirkung für die Zukunft ändern, wenn hierfür ein sachlicher Grund besteht, insbesondere aufgrund geänderter Gesetze, Rechtsprechung, Sicherheitsanforderungen oder wesentlicher technischer Rahmenbedingungen, und die Änderung das vertragliche Gleichgewicht nicht unangemessen zulasten des Kunden verschiebt.
Wesentliche Änderungen werden mindestens sechs Wochen vor ihrem Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde, können beide Parteien den Vertrag zum Änderungszeitpunkt ordentlich kündigen. Schweigen gilt nur dann als Zustimmung, wenn der Kunde ausdrücklich auf Bedeutung, Frist und Folgen hingewiesen wurde und eine solche Zustimmungswirkung gesetzlich zulässig ist.
18. Schlussbestimmungen
Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit dem Vertrag ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz des Anbieters.
Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle unwirksamer Bestimmungen treten die gesetzlichen Regelungen.