Funktion

E-Mails automatisch weiterleiten.

Jede Mail bei der richtigen Person – sofort. Die KI versteht den Inhalt und routet an Mitarbeiter, Teams, CRM, Slack oder Helpdesk. Schluss mit „Geht das an Sie?"-Mails.

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Warum automatische E-Mail-Weiterleitung mit KI?

Sammel-Postfächer wie info@, service@, bewerbung@ oder buchhaltung@ sind klassische Engpässe. Jemand muss jede Mail lesen, einordnen und weiterleiten – ein Vollzeit-Job, der Stunden frisst.

Mit email-ki.de übernimmt die KI das Routing. Sie versteht den Inhalt der Mail, erkennt das Anliegen, identifiziert den richtigen Empfänger und leitet automatisch weiter – inklusive Kurz-Zusammenfassung und extrahierten Schlüsseldaten.

Funktioniert mit jedem IMAP-Postfach – und integriert sich nahtlos in CRM, Helpdesk und Chat-Tools.

3 Beispiele aus der Praxis

info@-Postfach

Aus dem Sammel-Postfach werden Mails automatisch verteilt: Vertriebsanfragen an Sales, Support-Fälle an den Helpdesk, Rechnungen an Buchhaltung, Bewerbungen an HR.

Lead an Account Manager

Eine Vertriebsanfrage aus der Region Nord landet sofort beim zuständigen Account Manager – inklusive 3-Punkte-Zusammenfassung und extrahierten Kontaktdaten.

Rechnungen an Steuerberater

Eingangsrechnungen werden erkannt, der PDF-Anhang extrahiert und automatisch an rechnungen@steuerberater.de weitergeleitet. Der Rest des Postfachs bleibt unberührt.

Notfall an Slack

Wenn das Wort „Ausfall", „dringend" oder „Notfall" mit kritischem Kontext erkannt wird, geht eine sofortige Nachricht in den Slack-Channel #oncall.

So funktioniert die KI-Weiterleitung in 4 Schritten

Postfach verbinden. Per OAuth oder IMAP. Auch Sammel-Postfächer wie info@.
Routing-Regeln definieren. „Wenn Anfrage zu Produkt X → an Sales Region Süd". Beliebig viele Regeln.
PII-Anonymisierung. Vor jeder KI-Auswertung – DSGVO-konform.
Automatische Weiterleitung. An E-Mail, Slack, Teams, CRM oder Helpdesk. Mit Zusammenfassung & extrahierten Daten.

Häufige Fragen zur automatischen E-Mail-Weiterleitung

Was bedeutet automatische E-Mail-Weiterleitung mit KI?

Statt starrer Outlook-Regeln entscheidet eine KI auf Basis des Inhalts, wohin eine Mail gehört. Eine Anfrage zu „Wartungsvertrag XY-200" geht an den Account Manager für diesen Kunden, eine eingehende Rechnung an die Buchhaltung, eine Bewerbung an HR.

Was unterscheidet das von Outlook-Regeln?

Outlook-Regeln vergleichen Strings („wenn Betreff enthält…"). Die KI versteht den Sinn – auch wenn der Absender ein Stichwort vergisst oder anders formuliert. Edge-Cases, Tippfehler und gemischte Themen werden korrekt zugeordnet.

Kann die KI auch in CRM, Helpdesk oder Slack weiterleiten?

Ja. email-ki.de unterstützt Weiterleitung an: andere E-Mail-Adressen, Slack-Kanäle, Microsoft Teams, Helpdesk-Systeme via API (HubSpot, Zendesk, Freshdesk, Pipedrive). Die Mail bleibt eine E-Mail – Sie wählen, wo sie landet.

Werden Anhänge mit weitergeleitet?

Ja. Anhänge können mit weitergeleitet oder bewusst entfernt werden – je nach Regel. Auf Wunsch wird die Mail vor Weiterleitung anonymisiert (personenbezogene Daten entfernt).

Ist das DSGVO-konform?

Ja. Anonymisierung erfolgt vor jeder KI-Verarbeitung. Hosting auf deutschen Servern, keine Inhaltsspeicherung, Audit-Log über jede Weiterleitung.

Was passiert bei mehrdeutigen Mails?

Bei niedrigem KI-Confidence-Score wird die Mail in eine Fallback-Kategorie verschoben und ein Hinweis ausgespielt – statt blind zu routen. Sie definieren die Konfidenz-Schwelle pro Regel.

Bereit für die Zukunft der E-Mail?

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